Måske du er ansat i en virksomhed, der har kronisk knas med IT’en og søger nye, konkrete tiltag fra chefen og ham Palle nede fra IT? Nuvel, her på E-pressen har vi begået denne guide til at få sat styr på virksomhedens kommende, funklende cloud-løsning.

Mange firmaer har IT-problemstillinger liggende, som de aldrig rigtig får set på i hverdagen. Cloud-løsninger, der kunne forenkle firmaets arbejdsprocesser og rydde op i de gamle regnskabsarkiver i det overfyldte sekretærrum, bliver aldrig undersøgt eller implementeret.

Dette kan være på grund af tidsmangel, manglende energi eller ditto kompetencer. Tag for eksempel CMS-systemet, der også er velegnet til dokumenthåndtering, der går under navnet Microsoft SharePoint. SP, som Sharepoint ofte også kaldes, er brugt i mange danske virksomheder, men har et endnu større potentiale.

 

Find hurtigt gamle dokumenter med en cloudløsning

Gamle dokumenter kan blive nemmere at tilgå online på alskens slags platforme for både konsulenter og medarbejdere, der er farten og hvis der er styr på IT-sikkerheden, kan en given cloud-løsning til firmaet gå hen og blive en god forretning i det lange løb på grund af besparelser til antal licenser samt nemmere arbejdsmuligheder eksempelvis og tidsbesparende funktioner, der ikke fandtes før.

Materialet vil være nemmere at finde, og det vil blive nemmere at arbejde på kryds og tværs i organisationen i teams ved at dele filerne i en intern side på SharePoint til den givne afdeling, der skal udføre en opgave. Det tager ofte lidt tid at implementere, da ”gammel” data skal migreres korrekt samt medarbejdere oplæres.

Den pågældende Cloud-konsulent, som de har hyret til opgaven, skal også have mulighed for at mødes med IT-chefen og de afdelings-chefer, der står for at oplære personalet og videregive arbejdsopgaver i det nye system. Behovene skal kort sagt afstemmes, før en given konsulent går på jagt og igangsætter de processer, der skal til i form af en konkret, korrekt løsning.

Det hele kan ved første øjekast synes lidt kedeligt, kaotisk og langvarigt, men er som sagt en fordel i det lange løb både for medarbejderne rent funktionelt, men også for virksomheden, der får en bedre bundlinje på sigt.

 

Spar penge med en cloud-konsulent

Tallene kan synes helt urealistiske, men i visse brancher kan der i den grad være noget at hente, i andre batter en løsning måske i lidt mindre grad. Ifølge Oracle i Danmark kan lagervirksomheder inden for transport management spare op til 20 procent i omkostninger på grund af færre lagerbindinger, og ordrerne kan også blive gavnet i eksekveringsprocessen.

Det hele afhænger af, hvordan skarp og erfaren en cloud-konsulent, I hyrer til opgaven. Måske kan det svare sig at se på brancheerfaringen eller den software, han generelt arbejder mest med. Er han f.eks. en SharePoint-kursus-haj eller måske mere erfaren inden for andre dokumenthåndterings-softwares og CMS’er?

 

Hov hov, er jeres leverandør egentlig certificeret?

Noget andet, der er værd at se på, er firmaets certificeringer hos eksempelvis Google og Microsoft. Har den pågældende leverandør styr på sin kunnen – og fagligheden, eller er det hele blot tom salgs-snak for salgsmøllens skyld?

Sørg for at få aftalen på skrift og følg hele tiden op på konsulentens timeforbrug, så projekt Cloud ikke bare løber af sporet rent økonomisk.

Og fastsæt helst også konkrete milepæle for jeres samarbejde, før nogen går i gang med noget som helst. Held og lykke med projekterne frem over!